Razón social ADENA HEALTH GROUP S.A.S.
NIT 902.113.334-2
Domicilio Carrera 15 # 124 – 29 Consultorio 601 Bogotá D.C., Colombia
Teléfono 321 274 0774
Correo para datos personales contacto@adenasalud.com
Sitio web https://adenasalud.com
Área responsable Dirección medica
En adelante, "Adena".
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2. Marco legal
Esta política se adopta en cumplimiento de:
• Ley 1581 de 2012 — régimen general de protección de datos personales
• Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) — reglamentación
• Ley 1266 de 2008 — habeas data financiero, donde aplique
• Resolución 1995 de 1999 — manejo de la historia clínica
• Ley 23 de 1981 — ética médica y reserva profesional
• Demás normas que las modifiquen o complementen
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3. Definiciones
Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Incluye los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Responsable del Tratamiento: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento. En esta política, Adena.
Encargado del Tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita que informa al Titular sobre esta política y las finalidades del tratamiento.
________________________________________ 4. Principios
Adena aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, en los términos del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.
________________________________________ 5. Datos que tratamos
5.1 Datos de identificación y contacto
Nombre, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, sexo, dirección, teléfono, correo electrónico, ciudad. 5.2 Datos de facturación
Datos requeridos para la expedición de factura electrónica y el registro contable. 5.3 Datos sensibles — salud
Información clínica recogida durante la valoración y el seguimiento: antecedentes, diagnósticos, tratamientos, resultados de exámenes —incluidos los del test epigenético—, mediciones de composición corporal, evolución y cualquier otro dato que integre la historia clínica.
Estos son datos sensibles. Su tratamiento requiere autorización explícita y está sujeto a las reglas del numeral 6. 5.4 Datos de navegación
Información recogida en el sitio web mediante cookies y herramientas de analítica. Ver la Política de Privacidad y Cookies. 5.5 Imágenes
Fotografías clínicas y material audiovisual, únicamente con autorización específica, separada y revocable del Titular, en la que se indique con precisión el uso previsto.
________________________________________ 6. Tratamiento de datos sensibles
De acuerdo con el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, Adena informa al Titular que:
1. No está obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles. 2. No está obligado a responder preguntas sobre datos sensibles. 3. La autorización para datos sensibles debe ser explícita.
Excepción legal: la Ley permite tratar datos sensibles sin autorización cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre impedido para otorgarla.
Adena solicita autorización explícita y por escrito para el tratamiento de datos de salud, en documento separado, antes de iniciar la atención.
________________________________________ 7. Finalidades del tratamiento
7.1 Datos de identificación y contacto
1. Agendar, confirmar, recordar y reprogramar citas 2. Identificar al Titular y verificar su identidad 3. Prestar los servicios de salud contratados 4. Facturar y gestionar pagos 5. Atender peticiones, quejas, reclamos y sugerencias 6. Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias 7. Atender requerimientos de autoridades administrativas y judiciales 8. Realizar encuestas de satisfacción y control de calidad
7.2 Datos sensibles de salud
1. Elaborar y conservar la historia clínica 2. Realizar la valoración médica y definir el plan de manejo 3. Ejecutar y hacer seguimiento al tratamiento 4. Remitir a otros profesionales cuando el caso lo requiera 5. Cumplir obligaciones de reporte al sistema de salud, cuando apliquen 6. Atender requerimientos legales legítimos
1. Enviar información sobre servicios, promociones y contenidos 2. Invitar a eventos y jornadas 3. Realizar segmentación para comunicaciones relevantes
El Titular puede revocar esta autorización en cualquier momento sin que ello afecte la prestación de los servicios de salud.
________________________________________ 8. Derechos del Titular
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos 2. Solicitar prueba de la autorización otorgada 3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos 4. Presentar quejas ante la SIC por infracciones a la ley 5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida 6. Acceder gratuitamente a sus datos
Límite aplicable a la historia clínica
La historia clínica es un documento de reserva legal sujeto a la Resolución 1995 de 1999. Adena debe conservarla por el término legal, por lo que la solicitud de supresión no procede sobre ella mientras ese deber esté vigente. El Titular sí tiene derecho a acceder a su historia clínica y a obtener copia.
________________________________________ 9. Cómo ejercer los derechos
1. Nombre completo y número de documento del Titular 2. Descripción de los hechos y la petición concreta 3. Dirección física o electrónica para notificaciones 4. Documentos de soporte, si los hay
Si la presenta un tercero, debe acreditar la facultad para actuar.
Plazos de respuesta
Tipo Plazo Prórroga
Consulta 10 días hábiles 5 días hábiles más, informando los motivos
Reclamo 15 días hábiles 8 días hábiles más, informando los motivos
Si el reclamo está incompleto, Adena solicitará al interesado subsanarlo dentro de los 5 días siguientes. Transcurridos 2 meses sin respuesta del interesado, se entenderá desistido.
Requisito de procedibilidad
El Titular solo puede acudir a la SIC una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Adena.
________________________________________ 10. Seguridad de la información
Adena adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado:
• Control de acceso por perfiles a los sistemas de información
• Acuerdos de confidencialidad con el personal y con terceros encargados
• Cifrado de la información en tránsito en los canales digitales
• Copias de respaldo periódicas
• Custodia de los archivos físicos en áreas de acceso restringido
• Capacitación del personal en protección de datos y reserva médica
________________________________________ 11. Encargados y transferencias
Adena puede entregar datos a terceros que actúan como Encargados del Tratamiento, bajo contrato que les impone las mismas obligaciones de confidencialidad y seguridad:
• Plataformas de agendamiento y gestión de citas
• Proveedores de software de historia clínica
• Laboratorios y proveedores de pruebas diagnósticas
• Plataformas de correo electrónico y comunicaciones
• Servicios de alojamiento web y analítica
• Asesores contables, tributarios y legales
• Entidades financieras para el procesamiento de pagos
Algunos proveedores pueden estar ubicados fuera de Colombia. En esos casos, Adena verifica que el país cuente con niveles adecuados de protección o exige las garantías contractuales que exige la ley.
________________________________________ 12. Vigencia de las bases de datos
Los datos se conservarán mientras subsista la finalidad que justificó su recolección y mientras exista un deber legal o contractual de conservación.
La historia clínica se conserva por el término que establece la normativa vigente, contado desde la última atención.
________________________________________ 13. Registro Nacional de Bases de Datos
El RNBD de la Superintendencia de Industria y Comercio aplica a sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT, así como a las personas jurídicas de naturaleza pública. Las microempresas y pequeñas empresas por debajo de ese umbral están exentas del registro.
________________________________________ 14. Vigencia
Esta política rige a partir del 5 de Octubre de 2026 y estará vigente hasta que sea modificada.
Cualquier cambio sustancial será comunicado a los Titulares por [correo electrónico / publicación en el sitio web] antes de su entrada en vigor.
